деньги · статья 23

Начисления, списания и документы

Две вкладки экрана «Тариф и баланс» для двух вопросов, которые задают не каждый день: «сходится ли баланс» — вкладка «Начисления и списания», и «что отдать бухгалтеру» — вкладка «Документы». Эта статья — для владельца и его бухгалтера: как читать таблицы движения, как сверить баланс арифметикой и где лежат счета, чеки и акты.

Зачем эти вкладки

Обе живут на экране «Тариф и баланс» — как туда попасть и как пополнять, рассказывает статья«Тариф и баланс»; здесь форму пополнения не повторяем. Экран видит только Владелец проекта. В бою каждая вкладка уходит в адресную строку, поэтому ссылку на «Документы» можно отдать бухгалтеру — и он заберёт счета сам, не трогая владельца.

Важно, чего на этих вкладках нет: повседневного разбора расходов. Кто из сотрудников сколько потратил, в каком канале и в какие дни — это «Отчёты» (статья 21). Здесь — только строки операций и документы.

«Начислено»: три типа строк

Вкладка «Начисления и списания» — две таблицы. Первая, «начислено», — всё, что когда-либо приходило на баланс. Строки бывают трёх типов:

Вкладка «Начисления и списания»: строка «Списания — это расходы; их разбор по сотрудникам и каналам — в „Отчётах“», фильтр «Всё время» и кнопка «Скачать CSV»; таблица «начислено» с итогом +5 400.00 W — строка «Бонус тарифа Business M» на +5 000.00 W без рублей и три пополнения парами: 1 350 ₽ → +150.00 W дважды и 1 000 ₽ → +100.00 W — У пополнений — пара «₽ → W», у бонуса тарифа рублей нет: это не платёж. Кадр — проект с платным тарифом, числа — пример.

Пополнение баланса. Каждое записано парой «₽ → W»: сколько рублей заплачено и сколько воркенов пришло — два факта рядом, в одной строке.
Бонус тарифа. На платных тарифах воркены приходят на баланс каждый месяц. Рублей в такой строке нет — это не платёж, поэтому и пары «₽ → W» у неё не бывает.
Стартовые воркены. Первая строка любого проекта: 100 W, начисленные при регистрации. У нового проекта таблица состоит из неё одной.

«Списано»: периодами, без разбора

Вторая таблица — «списано»: расход воркенов по периодам, одной строкой на месяц. Формулировка в строке одна и та же — «Работа сотрудников и хранение знаний»: это и есть всё, за что платформа списывает воркены.

Таблица «списано» с итогом −244.36 W: строки «1–11 августа», «июль» и «3–30 июня», в каждой — «Работа сотрудников и хранение знаний» и суммы −61.80 W, −118.40 W, −64.16 W — Месяц — одно число. Текущий месяц показан по сегодняшний день, первый — со дня регистрации.

Строка месяца намеренно не раскрывается: разбор по сотрудникам, каналам и дням живёт в «Отчётах», туда ведёт ссылка прямо над таблицами. Над таблицами же — выбор периода и кнопкаСкачать CSV: файл со всеми строками можно отправить бухгалтеру или открыть в Excel.

Сверка: начислено − списано = баланс

Под таблицами — строка сверки, единственное место в кабинете, где число баланса доказывается арифметикой: всё начисленное минус всё списанное равно тому, что показывает виджет баланса.

Строка «сверка»: 400.00 − 244.36 = 155.64 W — столько на балансе — Кадр — проект без платного тарифа: начислено 400.00 — три пополнения, без бонусов. Ваши числа будут свои.

Сверка показывается только на периоде «Всё время» — и это не ограничение, а смысл: за отдельный месяц разница «начислено − списано» и не должна сходиться с балансом. Если числа не сошлись с ожиданием, проверьте три вещи:

выбран ли период Всё время — на отрезке сверки нет и быть не может;
нет ли платежа в обработке: при оплате счётом воркены приходят после поступления денег, обычно 1–2 рабочих дня, — до этого строки в «начислено» нет;
не отклонён ли платёж: непрошедший платёж воркенов не приносит — в истории платежей у него прочерк и причина словами.

«Документы»: плательщик и реквизиты

Вкладка «Документы» начинается с блока «плательщик» — реквизиты, на которые выставляются все счета и чеки. КнопкаИзменить открывает форму: тип плательщика — юрлицо или ИП, самозанятый, физлицо — определяет и поля, и набор документов. Юрлицу и ИП — счёт, чек и акт; самозанятому — чек, акт по запросу; физлицу — чек на почту.

Блок «плательщик» на вкладке «Документы»: тип «Юридическое лицо», наименование ООО «Гиппократ», ИНН 7727123456, КПП 772701001, адрес «Москва, ул. Профсоюзная, 12», почта для документов buh@gippokrat.ru; справа кнопка «Изменить» — Почта для документов — отдельная от почты входа: счета и чеки уходят бухгалтеру, а не владельцу.

Смена типа плательщика действует только на новые документы — уже выставленные остаются в прежнем виде, задним числом ничего не переделывается.

Счета, чеки, акты — что отдавать бухгалтеру

Ниже реквизитов — три блока документов. Счета живут таблицей со статусами: свежевыставленный ждёт оплаты, после поступления денег становится «оплачен»; у каждого — PDF. КнопкаВыставить счёт — владелец выставляет счёт себе сам, без обращения в поддержку: назначение, сумма, PDF открывается сразу.

Блок «счета» с кнопкой «Выставить счёт»: таблица с колонками номер, дата, назначение, сумма, статус — счёт 000151 от 11 августа на 1 350 ₽ со статусом «ожидает оплаты» и три оплаченных счёта 000142, 000119, 000087; у каждой строки кнопка PDF — Верхний счёт только что выставлен и ждёт оплаты, остальные оплачены. Суммы счетов совпадают с историей платежей построчно.

Чеки. По каждому оплаченному платежу: лежат здесь и приходят на почту для документов.
Акты. Появляются при оплате подписки и приходят по ЭДО. Пока подписки не было, актов нет — и вкладка говорит это прямо, словами.
Оферта. Внизу вкладки — ссылка на публичную оферту и дата её принятия. НДС не облагается: поставщик на упрощённой системе, счёт-фактура не выставляется.

бухгалтеру хватает этой вкладкиПо каждому платежу здесь лежат счёт и чек, по оплате подписки акт приходит по ЭДО. Отдайте бухгалтеру ссылку на «Документы» и CSV из «Начислений и списаний» — и вопрос закрывающих документов закрыт без вашего участия.

Последнее — про то, каким числам верить

для сверки годится только эта вкладка«Начисления и списания» — бухгалтерская правда баланса: каждая строка — свершившаяся операция, и сверка обязана сходиться до сотых. Числа со знаком «≈» из «Отчётов» — оценки для управления, не для бухгалтерии: сверять по ним баланс нельзя.

Что такое воркены и на что они уходят — статья«Баланс и воркены»; как пополнять и включить защиты от нуля — статья«Тариф и баланс».

К оглавлению Следующая статья: Настройки проекта: имя, аватар, закрытие