материалы · статья 14

Импорт прайса из Excel или CSV

Если прайс уже живёт в файле, не набирайте таблицу «Товары и услуги» руками. Кнопка «Импорт из Excel/CSV» заливает файл целиком: правило одно — первой строкой идут названия параметров, дальше платформа сама предлагает, какая колонка файла куда ляжет. От пятнадцати позиций импорт заведомо быстрее ручного набора; пять строк проще добавить кнопкой «Добавить строку» (статья 13).

Подготовьте файл

Подойдёт обычный .xlsx или .csv. Требований два: первая строка — названия колонок, дальше — по строке на каждую услугу или товар. Колонки, названные как поля базы, платформа узнает сама — причём понимает и близкие названия: «Наименование» она сопоставит с «Названием», «Цена, руб.» — со «Стоимостью». Узнаются и ваши параметры: колонка «Кабинет» из файла ляжет в ваш параметр «Кабинет».

Проще всего не гадать, а взять готовый шаблон: в окне импорта есть ссылка Скачать образец — таблица с шестью полями по умолчанию (название, вид, стоимость, описание для чата, синонимы, кому доступно). Заполните её своими позициями — и сопоставление сойдётся без правок.

синонимы — отдельной колонкойВпишите синонимы прямо в файл, через запятую в одной ячейке: «оак, кровь из пальца». Они приедут вместе с позициями, и вам не придётся потом час открывать строки по одной — а без синонимов клиентское «сколько стоит чистка?» не найдёт «Профессиональную гигиену» (статья 13).

Загрузите файл

На экране «Товары и услуги» нажмите Импорт из Excel/CSV — кнопка есть в шапке экрана, а в пустой базе это главная кнопка первого дня. Откроется окно с тем самым правилом первой строки: перетащите файл в пунктирную область или кликните и выберите его на диске.

Окно «Импорт из Excel или CSV»: подпись «Первой строкой файла — названия параметров: каждая колонка файла станет колонкой базы. Дальше вы проверите сопоставление», пунктирная область «Перетащите файл или нажмите, чтобы выбрать» с пометкой «.xlsx или .csv», внизу ссылка «Скачать образец» и подпись «образец — таблица с шестью полями по умолчанию» — Правило написано прямо в окне. Слева внизу — «Скачать образец», если файла ещё нет.

Проверьте сопоставление колонок

Платформа читает файл и показывает шаг «Сопоставление колонок»: каждая колонка файла — строкой, рядом пример значения из файла и селект «Куда в базе» с предложением платформы. Под таблицей — итог: сколько строк приедет, сколько новых параметров появится в базе и сколько колонок останется только в файле.

Шаг «Сопоставление колонок» для файла «прайс-сентябрь.xlsx» на 47 строк: таблица с колонками «Колонка файла», «Пример», «Куда в базе». «Наименование» сопоставлено с «Названием», «Цена, руб.» — со «Стоимостью», «Категория» — «+ Создать новый параметр», «Кабинет» — с параметром «Кабинет», «Примечание» — «Не переносить». Внизу итог «47 строк · 1 параметр появится в базе · 1 колонка останется в файле» и лаймовая кнопка «Импортировать 47 строк» — Файл на 47 строк: три колонки узнаны, «Категория» станет новым параметром, «Примечание» останется в файле.

Если платформа угадала не то — поправьте руками: селект открывает все колонки базы, включая ваши параметры, и два служебных варианта. + Создать новый параметр — нераспознанная колонка файла станет своей колонкой базы, со всеми значениями по строкам. Не переносить — колонка в таблицу не попадёт, её значения останутся только в файле.

Раскрытый селект «Куда в базе» у колонки «Категория»: списком все колонки базы — Название, Вид, Стоимость, Описание коротко для чата, Синонимы названий, Кому доступно, Длительность приёма, Кабинет — и отдельно варианты «+ Создать новый параметр» (выбран, отмечен галочкой) и «Не переносить» — Селект колонки «Категория»: в базе такой нет, поэтому предложено создать новый параметр.

Смена назначения колонки: у «Примечания» раскрывается селект со значением «Не переносить», выбирается «+ Создать новый параметр» — итоговая строка меняется на «47 строк · 2 параметра появится в базе» — Передумали — один клик по селекту, и «Примечание» тоже станет параметром. Итог внизу пересчитался сразу.

Запустите импорт и дождитесь разбора

Кнопка Импортировать 47 строк (число — ваше) запускает разбор в фоне: окно закрывается, внизу — плашка «Импорт запущен», над таблицей появляется строка хода разбора. Новые позиции встают в таблицу по мере разбора; правка на это время закрыта — кнопки шапки недоступны и объясняют причину тултипом.

Таблица «Товары и услуги» во время импорта: над поиском синяя строка «Разбираем «прайс-сентябрь.xlsx» — 18 из 47 строк. Новые строки появятся по мере разбора, правка пока закрыта», ниже обычные строки таблицы с ценами — Разбор идёт: 18 из 47 строк уже в таблице. Можно уйти с экрана — импорт доедет сам.

Когда разбор закончится, счётчики под заголовком экрана покажут новые позиции и параметры, а сам файл ляжет в блок «Прайс-файлы» под таблицей — как ещё один источник знаний. Дальше работает обычная цепочка базы знаний (статья 11): таблица прикреплена к сотрудникам, и они начинают отвечать по новым позициям. Проверьте у новых строк колонку «Кому доступно»: позиция, не выданная никому, не прозвучит ни в одном чате.

сверьте цены после импортаОткройте 3–5 случайных позиций и сравните с исходным файлом. Съехавшая колонка или лишний ноль в файле — это не опечатка в таблице, это неверная цена, которую сотрудник уверенно назовёт клиенту.

Повторный импорт: не для обновления цен

Импорт не сверяет строки файла с теми, что уже в базе: если загрузить тот же прайс ещё раз, позиции задвоятся. Поэтому импорт — для первого наполнения и для действительно новых позиций: появились новые услуги — соберите файл только из них и импортируйте, дублей не будет.

Изменившиеся цены обновляйте прямо в таблице — клик по ячейке, новая цифра, Enter (статья 13). А свежую версию прайса прикрепите в «Прайс-файлы»: если файл и таблица разойдутся, у строки загорится оранжевый маркер «цена» — и вы увидите, какие ячейки пора поправить.

К оглавлению Следующая статья: Сценарии: создать по цели или по шаблону